Hilfe
Anleitungen für die ersten Wochen mit ord1nary auf iPhone, iPad und Mac: vom Anlegen des Unternehmens bis zum Export für die Steuerberatung.
Erste Schritte
- Unternehmen anlegen und Abo startenDer erste Start mit ord1nary: Konto erstellen, Unternehmen einrichten und ein Paket wählen. Das Unternehmen entsteht mit dem Kauf im App Store.
- Unternehmensdaten, Logo und RechnungsnummernAnschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Logo und Nummernkreis: Diese Angaben stehen auf jeder Rechnung. So pflegen Sie sie in ord1nary.
- Mitarbeiter einladenDer Inhaber oder die Verwaltung lädt jede Person per E-Mail ein. Die Person legt ihr Passwort selbst fest und meldet sich in der App an.
- Rechte nach Menügruppen vergebenWas ein Mitarbeiter in ord1nary sieht, folgt den Menügruppen Vertrieb, Finanzen, Waren und Team. So stellen Sie die Rechte ein.
Leads und Kunden
- Einen Lead anlegenSo legen Sie in ord1nary einen Lead an: Der Name der Firma oder der Person genügt, alles andere ergänzen Sie später.
- Einen Lead gewinnen oder als verloren abschließenEin Lead läuft von Neu über In Bearbeitung zum Abschluss. So markieren Sie ihn als gewonnen oder verloren, und so nehmen Sie einen Gewinn zurück.
- Nachfassen: Aufgaben und weitere LeadsMit Aufgaben am Lead oder Kunden vergessen Sie keinen Rückruf. Und bei einem Kunden legen Sie für den nächsten Anlauf einen weiteren Lead an.
- Kunden und Kontakte anlegenEinen Kunden legen Sie direkt an oder gewinnen ihn über einen Lead. Kontakte sind die Personen einer Firma. So geht beides in ord1nary.
Angebote, Aufträge und Rechnungen
- Ein Angebot erstellen und ausstellenAngebot anlegen, Positionen und Artikel eintragen, ausstellen, per E-Mail senden und die Entscheidung des Kunden festhalten - Schritt für Schritt.
- Aufträge und LieferscheineVom angenommenen Angebot zum bestätigten Auftrag und zur Rechnung, mit der Warenwirtschaft auch über Lieferung und Lieferschein.
- Eine Rechnung erstellen und ausstellenRechnung anlegen, als Entwurf vervollständigen, ausstellen und per E-Mail senden. Was vor dem Ausstellen fehlt, zeigt ord1nary Ihnen an.
- E-Rechnung: XRechnung, Leitweg-ID und FormateWann eine E-Rechnung, wie Sie die Leitweg-ID einer Behörde eintragen und welche Datei Sie welchem Kunden geben: die E-Rechnung in ord1nary.
- Eine ausgestellte Rechnung korrigierenEine ausgestellte Rechnung ändern Sie nicht, Sie korrigieren sie: über einzelne Positionen oder einen Betrag, mit eigener Nummer.
Zahlungen, Ausgaben und DATEV
- Einen Zahlungseingang erfassenZahlt ein Kunde, erfassen Sie den Eingang an der Rechnung - ganz oder in Teilen. So sehen Sie, was offen und was überfällig ist.
- Ausgaben erfassen und Belege scannenBeleg scannen, Lieferant verknüpfen, prüfen: So erfassen Sie Ausgaben in ord1nary, damit sie im Export für die Steuerberatung stehen.
- Export im DATEV-Format für die SteuerberatungRechnungen, Ausgaben und Zahlungen eines Monats oder Quartals als Export im DATEV-Format für Ihre Steuerberatung - und was bei § 19 UStG gilt.
- Stammeinlage und Einlagen des InhabersEine Stammeinlage oder andere Einlage ist kein Umsatz. In ord1nary erscheint sie über den bestätigten Kontostand der Finanzvorschau.
Dokumente
- Dokumente hochladen und scannenVerträge, Fotos und Belege legen Sie in ord1nary am Kunden, an der Rechnung oder am Artikel ab. Die Suche findet auch Text in PDFs und Scans.
- Dateien aus anderen Apps in ord1nary ablegenEin PDF aus Mail, ein Foto aus der Mediathek: Über das Teilen-Menü legen Sie es auf iPhone und iPad direkt in ord1nary ab.
- Ein Dokument per Link teilenSchicken Sie einem Kunden einen Link statt eines Anhangs: mit Ablaufdatum, begrenzten Downloads und einer Nachricht, sobald er geöffnet wird.
- Belege per E-Mail an ord1nary schickenMit der Eingangsadresse Ihres Unternehmens landen Rechnungen und Briefe Ihrer Lieferanten direkt als Dokument in ord1nary.
Artikel und Lager
- Artikel anlegen und den Bestand führenArtikel mit Preis und Einheit, Bestand je Lager, Bestellungen und Wareneingänge: der kurze Weg durch Artikel und Lager in ord1nary.
- Eine Inventur zählen und buchenSo zählen Sie den Bestand eines Lagers in ord1nary: Inventur anlegen, zählen, zur Prüfung einreichen und buchen.
Import und Datenexport
- Daten aus CSV oder Excel importierenKunden, Leads, Kontakte, Lieferanten und Artikel übernehmen Sie aus einer CSV- oder Excel-Datei. ord1nary prüft vorher jede Zeile und zeigt Dubletten.
- Alle Daten des Unternehmens exportierenEine vollständige Kopie Ihrer Unternehmensdaten als ZIP-Archiv: Der Inhaber und die Verwaltung erzeugen sie in der App, sieben Tage lang zum Herunterladen.
KI-Anbindung
- KI-Agenten verbinden und verwaltenKI-Agenten wie ChatGPT und Claude mit ord1nary verbinden: was der Inhaber erlaubt, wie Sie Umfang und Stufe wählen und wie Sie trennen.
- Kontoauszug abgleichenDen Kontoauszug von Ihrem KI-Agenten abgleichen lassen: Zahlungen zu offenen Rechnungen und Ausgaben erfassen, dann den Kontostand bestätigen.
Abo, Konto und Datenschutz
- Abo, Plätze und SpeicherPaket wechseln, weitere Plätze, mehr Speicher mit ord1nary Cloud, Käufe wiederherstellen und kündigen: alles zum Abo von ord1nary.
- Konto oder Unternehmen löschenSo löschen Sie als Inhaber Ihr Konto in ord1nary und schließen damit das Unternehmen; vorher sichern Sie die Daten mit dem Export.
- Anmeldung, Passwort und E-Mail-BestätigungPasswort vergessen, E-Mail noch nicht bestätigt oder das Abo abgelaufen: was bei der Anmeldung in ord1nary hilft.
- E-Mail-Adresse ändernSo ändern Sie die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich in ord1nary anmelden: neue Adresse und Passwort eingeben, danach den Link in der E-Mail öffnen.
- Datenschutz und Sicherheit: die GrundlagenWo Ihre Daten liegen, wer sie sieht und was Sie selbst tun können: die Grundlagen zu Datenschutz und Sicherheit in ord1nary.
Weitere Fragen
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