Fonctionnalités

Prospects, clients et contacts sont au même endroit, avec leurs tâches, notes, activités et fichiers. Un prospect passe par ses étapes jusqu’à ce qu’il soit gagné ou perdu, et la recherche et les filtres fonctionnent sur des milliers de fiches.

Pour chaque prospect, vous notez d’où il vient : site web, recommandation, Google, salon ou une source à vous. La liste filtre par source, et la synthèse fait le bilan de chacune.

Les demandes de vos clients deviennent des tickets avec leur historique, créés à partir d’un e-mail envoyé à votre adresse de réception ou à la main, et ord1nary rattache lui-même les réponses qui portent le numéro du ticket. Vous répondez depuis votre propre messagerie, si vous le souhaitez avec un brouillon de votre agent IA.

Vous créez vos devis en PDF avec votre logo, y compris avec des lignes optionnelles et des variantes qui ne comptent pas dans le total. Un devis accepté devient une commande, et la commande se transforme en bon de livraison et en facture.

Vous définissez une fois les prix clients, les listes de prix et les prix dégressifs, et ord1nary applique le bon prix dans les devis, les commandes et les factures.

Chaque commande affiche le chiffre d’affaires, les matériaux, la main-d’œuvre et les dépenses affectées, avec le résultat et le chiffre d’affaires par heure. Les commandes en cours affichent le résultat par mois.

Vous reprenez vos clients, prospects, contacts, fournisseurs et articles depuis un fichier CSV ou Excel. Avant l’enregistrement, ord1nary vérifie chaque ligne et signale les doublons.

Vous émettez vos factures en PDF avec votre logo et saisissez les paiements sur la facture, en totalité ou en partie, y compris avec un escompte. Une facture émise se corrige par ligne ou par montant, sous un numéro propre.

À partir d’une commande, vous émettez des factures d’acompte et des factures intermédiaires en pourcentage, en montant ou selon l’avancement de chaque ligne, et la facture de solde les déduit. La facture de solde partielle, la retenue de garantie et la facture récapitulative sur plusieurs commandes et bons de livraison en font partie.

Les factures en euros avec un IBAN de la zone SEPA portent, à côté des coordonnées de paiement, un GiroCode que votre client scanne avec son app bancaire. S’il vous a donné un mandat SEPA, vous encaissez les factures échues par prélèvement, et ord1nary crée le fichier pour votre banque.

Les factures impayées reçoivent jusqu’à trois relances, avec frais de relance et intérêts de retard, et une suspension des relances les arrête pour une facture ou un client. Les factures récurrentes sont créées en brouillon, à vérifier puis à émettre, si vous le souhaitez au prorata pour la première période et avec un nouveau prix à partir d’une date.

Vous facturez les heures saisies sur une commande à vos taux horaires, et ord1nary indique ce qui reste à facturer.

ord1nary produit des factures électroniques au format Factur-X et en UBL pour Peppol, à transmettre par votre propre point d’accès. En France, les PME devront émettre leurs factures entre entreprises via une plateforme agréée à partir de septembre 2027, et ord1nary n’est pas raccordé à une telle plateforme.

Vous saisissez vos dépenses avec leurs justificatifs, et ord1nary crée lui-même les dépenses récurrentes comme le loyer ou le leasing. Vous transmettez une période à votre comptable sous forme de fichier CSV.

Dans le module Comptabilité, ord1nary comptabilise lui-même les factures, les paiements et les dépenses, et vous ajoutez vos propres écritures, immobilisations et centres de coûts sur un plan comptable que vous pouvez adapter. Le rapport de TVA, le bilan et le compte de résultat en font partie.

Vous importez vos relevés bancaires en fichiers CAMT.053, MT940, CSV ou Excel. Quand une opération correspond clairement à un poste ouvert, ord1nary propose l’affectation, et l’écriture est passée une fois que vous confirmez.

Chaque écriture est verrouillée dès son enregistrement et peut seulement être contrepassée, pas modifiée ni supprimée. Toutes les écritures sont reliées par une chaîne de sommes de contrôle.

Pour vos marchandises, ord1nary gère les articles avec prix et unités, le stock par entrepôt et emplacement, les commandes fournisseurs, les réceptions, les bons de livraison et l’inventaire.

Les variantes naissent de trois caractéristiques au plus, comme la taille et la couleur, chacune avec sa référence, son prix et son stock. Les lots avec date de péremption et les numéros de série suivent la marchandise de la réception au bon de livraison.

Vous envoyez des demandes de prix à plusieurs fournisseurs, comparez leurs réponses et les transformez en commandes fournisseurs. Pour ce qui manque à une commande, ord1nary prépare des brouillons de commande pour chaque fournisseur.

Avec votre propre compte Sendcloud, vous créez les étiquettes d’expédition et de retour directement sur le bon de livraison et suivez l’envoi dans ord1nary.

Les ordres de fabrication consomment les pièces de leur nomenclature et mettent le produit fini en stock. La charge par poste de travail et le coût prévu face au coût réel de chaque ordre en font partie.

Dans le planning, vous répartissez les ordres de fabrication sur les postes de travail et les jours, et vous voyez où la capacité manque. Le planning montre les opérations de plusieurs jours et le matériel manquant.

Vous placez en une étape les opérations restantes d’un ordre sur des jours libres. Les opérations confiées à un fournisseur passent par une commande fournisseur, et leur coût entre dans le calcul a posteriori.

Les chutes en surface, en longueur ou en rouleau restent en stock avec leurs dimensions, et ord1nary trouve la plus petite pièce qui convient. Ce qui en reste retourne en stock.

Dans le module Qualité, vous tenez des plans de contrôle et des contrôles, bloquez des marchandises, enregistrez non-conformités et réclamations, gérez les moyens de contrôle et évaluez vos fournisseurs.

Chaque personne de votre entreprise a son propre compte, créé par le propriétaire ou l’administration, et appartient à un ou plusieurs services. Pour chaque personne, vous choisissez les domaines auxquels elle accède : ventes, finances, marchandises et équipe.

Chaque personne peut activer l’authentification à deux facteurs avec une app d’authentification, et le propriétaire ou l’administration peut l’exiger pour toute l’entreprise.

Vous confiez une tâche à une personne ou à tout un service. La personne du service qui la prend l’a dans sa liste, et la tâche disparaît des listes des autres.

Vous ajoutez des notes aux clients, commandes, factures et autres fiches, et mentionnez vos collègues avec @, qui reçoivent alors une notification. Les tâches ont des sous-tâches, et les modèles de tâches créent en une fois des étapes récurrentes comme l’arrivée d’une nouvelle personne.

Votre équipe pointe son temps de travail avec Commencer, Pause et Fin, et les heures s’affichent par jour travaillé avec début, fin, pause et durée nette. Le suivi du temps est activé par le propriétaire.

Vous planifiez les créneaux de toute l’équipe, et chaque personne voit les siens dans « Mes créneaux ». Les congés et les autres absences sont demandés et traités dans l’app.

Les offres d’emploi et les candidatures avancent par étapes avec CV et pièces jointes, et la personne que vous embauchez reçoit son compte et son dossier du personnel en une seule fois. Après un refus, ord1nary propose de supprimer la candidature une fois écoulé le délai de votre pays.

Contrats, photos et justificatifs restent attachés au client, à la facture ou à l’article, et ord1nary range lui-même les factures, devis et bons de livraison émis. La recherche trouve aussi le texte des PDF et des scans.

ord1nary enregistre la durée de conservation, et un document ne peut pas être supprimé avant son terme. Des exports dédiés existent pour un contrôle fiscal et pour une demande d’accès aux données.

Vous rangez vos contrats avec leur durée et leur préavis, et ord1nary prévient la personne responsable avant le dernier jour pour résilier.

Vous envoyez un document par lien, avec une date d’expiration et une notification à la première ouverture.

Les listes comme les clients, les factures, les articles ou le temps de travail se téléchargent en fichier CSV ou Excel, avec vos filtres et les colonnes affichées.

Chiffre d’affaires et coûts côte à côte par mois, trimestre ou année, avec le résultat et l’année précédente pour comparer. Les coûts sont les dépenses que vous saisissez dans ord1nary.

Pour chaque source, vous voyez combien de prospects sont arrivés, combien ont été qualifiés et gagnés, et le chiffre d’affaires qui a suivi.

La synthèse montre aussi ce qui est en cours ou en retard, ce qui arrive à échéance dans les sept prochains jours, et une prévision financière.

Chaque carte ouvre une vue détaillée avec les chiffres par période, l’année précédente et une répartition, par exemple par client ou par type de coût. Depuis chaque chiffre, vous arrivez à la liste qui le compose.

La connexion IA relie votre agent IA, par exemple Claude ou ChatGPT, à ord1nary, et vous l’interrogez sur votre activité avec vos mots. Votre agent IA lit les documents et les justificatifs en entier, comme un fichier que vous chargez dans le chat. Les liens de ses réponses ouvrent les fiches citées directement dans ord1nary.

Vous choisissez jusqu’où va votre agent IA : en « Lecture » il répond aux questions, en « Écriture » il crée et modifie des fiches, émet des devis et des factures, saisit des paiements et des absences, planifie des créneaux et range des fichiers, et en « Complet » il peut en plus supprimer, archiver, annuler et modifier les réglages.

Vous pouvez aussi créer un agent IA comme membre de votre entreprise, avec ses propres droits, et y connecter votre app d’IA. Les agents n’occupent aucun compte.