Funciones
ord1nary reúne ventas y atención al cliente, finanzas y contabilidad, existencias y fabricación, la jornada laboral, documentos, el resumen y tu equipo en una sola app. Activas módulos como existencias o fabricación cuando los necesitas. Cada módulo funciona en la app nativa para iPhone, iPad y Mac y en el navegador del ordenador.
Funciona eniPhone · iPad · Mac · Navegador
01
Ventas
- Leads y clientes
- Leads, clientes y contactos están en un mismo sitio, con sus tareas, notas, actividades y archivos. Un lead recorre sus etapas hasta que se gana o se pierde, y la búsqueda y los filtros funcionan con miles de registros.
- Fuentes de leads
- En cada lead anotas de dónde viene: web, recomendación, Google, feria o una fuente propia. La lista de leads filtra por fuente, y el resumen analiza cada una.
- Atención al cliente
- Las consultas de tus clientes se convierten en tickets con su historial, creados a partir de un correo a tu dirección de entrada o a mano, y ord1nary asigna por sí solo las respuestas que llevan el número del ticket. Respondes desde tu propio programa de correo, si quieres con un borrador de tu agente de IA.
- Presupuestos y pedidos
- Creas presupuestos en PDF con tu logotipo, también con líneas opcionales y alternativas que no suman al total. Un presupuesto aceptado se convierte en pedido, y del pedido sale el albarán.
- Listas de precios
- Defines una vez los precios por cliente, las listas de precios y los precios por volumen, y ord1nary pone el precio correcto en presupuestos y pedidos.
- Importación
- Pasas a ord1nary tus clientes, leads, contactos, proveedores y artículos desde un archivo CSV o Excel. Antes de guardar, ord1nary revisa cada fila y te muestra los duplicados.
02
Finanzas
- Facturas y cobros
- Para empresas establecidas en España, México y el resto de América Latina, ord1nary no emite facturas: registras en ord1nary la factura emitida con tu programa de facturación o en el sistema oficial, y ord1nary sigue el cobro y envía hasta tres recordatorios de pago. ord1nary no genera los registros de VERI*FACTU ni CFDI. Los presupuestos no se ven afectados.
- Gastos
- Registras los gastos junto con sus documentos, y los recurrentes, como el alquiler o el leasing, los crea ord1nary por sí solo. Un periodo se lo entregas a quien lleva tu contabilidad en un archivo CSV.
- Contabilidad
- En el módulo Contabilidad, ord1nary contabiliza por sí solo las facturas registradas, los cobros y los gastos, y tú añades tus propios asientos, activos fijos y centros de coste sobre un plan de cuentas que puedes adaptar. Incluye el informe de impuestos, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Extractos bancarios
- Importas los extractos bancarios como archivos CAMT.053, MT940, CSV o Excel. Cuando un movimiento coincide claramente con una partida abierta, ord1nary propone la asignación, y se contabiliza cuando la confirmas.
- Asientos bloqueados
- Cada asiento queda bloqueado al registrarse y solo se puede anular con un asiento inverso, no modificar ni eliminar. Todos los asientos están unidos por una cadena de sumas de verificación.
03
Mercancías
- Artículos y existencias
- Para tus mercancías, ord1nary lleva los artículos con precios y unidades, las existencias por almacén y ubicación, los pedidos de compra, la recepción de mercancía, los albaranes y el inventario.
- Variantes y lotes
- Las variantes salen de hasta tres atributos, como la talla y el color, cada una con su número, su precio y sus existencias. Los lotes con fecha de caducidad y los números de serie acompañan la mercancía desde la recepción hasta el albarán.
- Compras
- Envías solicitudes de cotización a varios proveedores, comparas sus respuestas y las conviertes en pedidos de compra. Para lo que falta en un pedido, ord1nary prepara borradores de pedidos de compra por proveedor.
- Envíos
- Con tu propia cuenta de Sendcloud creas etiquetas de envío y de devolución directamente en el albarán y sigues el envío en ord1nary.
- Fabricación
- Las órdenes de fabricación consumen las piezas de su lista de materiales y dan entrada al producto terminado en el almacén. Incluyen la carga por puesto de trabajo y el coste previsto frente al real de cada orden.
- Planificación
- En la planificación repartes las órdenes de fabricación entre puestos de trabajo y días, y ves dónde falta capacidad. La planificación muestra las operaciones de varios días y el material que falta.
- Planificación y subcontratación
- Las operaciones pendientes de una orden las colocas en días libres en un solo paso. Las operaciones que hace un proveedor pasan por un pedido de compra, y su coste entra en el coste real de la orden.
- Retales
- Los retales por superficie, longitud o rollo se quedan en el almacén con sus medidas, y ord1nary encuentra la pieza más pequeña que sirve. Lo que sobra de ella vuelve al almacén.
- Calidad
- En el módulo Calidad llevas planes de inspección e inspecciones, bloqueas mercancía, registras no conformidades y reclamaciones, gestionas los instrumentos de medición y evalúas a tus proveedores.
04
Equipo
- Accesos y permisos
- Cada persona de tu empresa tiene su propio acceso, creado por el propietario o la administración, y pertenece a uno o varios departamentos. Para cada persona decides a qué áreas accede: ventas, finanzas, mercancías y equipo.
- Autenticación de dos factores
- Cada persona puede activar la autenticación de dos factores con una app de autenticación, y el propietario o la administración pueden exigirla en toda la empresa.
- Tareas para un departamento
- Asignas una tarea a una persona o a todo un departamento. Quien del departamento la asume la tiene en su lista, y desaparece de la de los demás.
- Notas y plantillas
- Añades notas a clientes, pedidos, presupuestos y otros registros, y mencionas a compañeros con @, que reciben un aviso. Las tareas tienen subtareas, y las plantillas de tareas crean de una vez pasos que se repiten, como la incorporación de una persona nueva.
- Jornada laboral
- Tu equipo registra la jornada con Empezar, Pausa y Fin, y las horas aparecen por día laborable con inicio, fin, pausa y horas netas. El propietario activa el registro de jornada.
- Turnos y ausencias
- Planificas los turnos de todo el equipo, y cada persona ve los suyos en «Mis turnos». Las vacaciones y otras ausencias se solicitan y se aprueban o rechazan en la app.
- Selección de personal
- Las ofertas de empleo y las candidaturas avanzan por sus fases con currículum y documentos, y quien contratas recibe su acceso y su ficha de personal en un solo paso. Tras un rechazo, ord1nary propone eliminar la candidatura cuando ha pasado el plazo de tu país.
05
Documentos
- Archivo
- Contratos, fotos y justificantes quedan guardados en el cliente, la factura o el artículo, y ord1nary archiva por sí mismo los presupuestos y albaranes emitidos. La búsqueda encuentra también el texto de los PDF y los escaneos.
- Conservación
- ord1nary registra el plazo de conservación, y antes de que termine no se puede eliminar el documento. Hay exportaciones propias para una inspección fiscal y para una solicitud de acceso a los datos.
- Contratos
- Guardas los contratos con su duración y su plazo de preaviso, y ord1nary avisa a la persona responsable antes del último día para cancelarlos.
- Enlaces
- Envías un documento por enlace, con fecha de caducidad y un aviso en cuanto se abre por primera vez.
- Exportar listas
- Listas como clientes, artículos, gastos o la jornada se descargan como archivo CSV o Excel, con tus filtros y las columnas que ves.
06
Resumen
- Facturación y costes
- Facturación y costes, uno al lado del otro por mes, trimestre o año, con el resultado y el año anterior para comparar. Los costes son los gastos que registras en ord1nary.
- Fuentes de leads
- Para cada fuente ves cuántos leads llegaron, cuántos se calificaron y se ganaron, y la facturación que generaron.
- Pendiente y por vencer
- El resumen muestra además lo pendiente o vencido, lo que vence en los próximos siete días y una previsión financiera.
- Vistas de detalle
- Cada tarjeta abre una vista de detalle con las cifras por periodo, el año anterior y un desglose, por ejemplo por cliente o por tipo de coste. Desde cada cifra llegas a la lista que hay detrás.
- Pregunta con tus palabras
- La conexión con IA vincula tu agente de IA, como Claude o ChatGPT, con ord1nary, y le preguntas por tu negocio con tus propias palabras. Tu agente de IA lee documentos y justificantes completos, igual que un archivo que subes al chat. Sus enlaces abren los registros que nombra directamente en ord1nary.
- Tres niveles
- Tú eliges hasta dónde llega tu agente de IA: en «Leer» responde a tus preguntas, en «Escribir» crea y modifica registros, emite presupuestos, registra ausencias, planifica turnos y guarda archivos, y en «Completo» además elimina, archiva, anula y cambia la configuración.
- Agentes de IA como miembros
- También puedes crear un agente de IA como miembro de tu empresa, con sus propios permisos, y conectar tu app de IA como ese agente. Los agentes no cuentan como acceso.
Por ejemplo
- ¿Qué presupuestos siguen abiertos?
- ¿Qué facturas están vencidas?
- ¿Qué leads de Zaragoza siguen en curso?
- ¿Qué tengo pendiente esta semana?
Datos en la UE
ord1nary funciona en servidores de la Unión Europea, bajo el RGPD, y las copias de seguridad también se quedan en la UE. Los archivos se guardan cifrados, con una clave propia para cada empresa. Las apps de ord1nary y esta web no contienen servicios de análisis, publicidad ni seguimiento.
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